Comptabilisation des achats dans un compte de charges
Choisir un compte de charges pour une opération d'achat, c'est d'abord faire un certain nombre d'arbitrages.
Aucune entreprise ne pourra créer un compte par type d'opérations. En revanche, toutes les opérations pourront être classées en comptabilité avec une certaine logique. Cette logique permet en principe au lecteur des comptes, de s'y retrouver.
Choisir son compte de charges oblige à se poser un certain nombre de questions. La première de ces questions concerne la notion de charges elle-même. Les questions suivantes dépendront de l'activité de l'entreprise et de son organisation.
Qu'est-ce qu'une charge en comptabilité ?
La notion de charges n'est pas réellement définie par le plan comptable général ou PCG, qui se contente d'une énumération hétérogène à l'article 511-2 du PCG.
Les charges comprennent :
Choisir un compte de charges oblige à se poser des questions
Les questions relatives au choix d'un compte de charges qu'il nous a été donné de lire montrent généralement que la réflexion s'arrête au parcours de la liste des comptes du plan comptable général. Si le compte n'a pas le même intitulé que la désignation d'un bien sur la facture, le comptable débutant ne trouve pas la réponse.
Pourtant, il n'existe pas de compte spécifique pour tous les biens possibles et imaginables. Aucun compte du plan comptable ne s'intitule "Fleurs" ou "chaise". Il faut donc aller au-delà, en utilisant les principes du plan comptable général.
Le choix d'un compte de charges doit être le résultat d'une réflexion qui se fera en tenant compte :
Choisir son compte de charges à l'aide des notions de charges d'exploitation et exceptionnelles
Savoir distinguer les charges d'exploitation des charges financières et exceptionnelles
Les charges financières ne posent généralement pas de problème particulier puisqu'elles naissent du financement externe de l'entreprise.
Par contre, la distinction entre charges d'exploitation et charges exceptionnelles est souvent plus difficile à comprendre.
Dans un article de la revue française de comptabilité, un auteur Louis Klee1, proposait de distinguer :
Le résultat d'exploitation se limitait au résultat courant normal.
Par la suite, une recommandation de l'ordre des experts-comptables2, fît le choix de distinguer le résultat courant, du résultat dit extraordinaire. Cette position a été reprise dans un livre blanc3.
Relèvent ici du résultat extraordinaire, tous les éléments qui ne rentrent pas dans les activités ordinaires, sont de nature inhabituelle et d'une survenance exceptionnelle, c'est à dire qui ont de fortes chances de ne pas se reproduire dans l'avenir. Les deux conditions sont ici cumulatives.
Des pertes qui concernent les clients d'une entreprise, même d'un montant très important relèveront du résultat courant lorsque les deux conditions ne sont pas réunies (nature inhabituelle et survenance exceptionnelle).
Cette définition permet de considérer que des pénalités et amendes relèvent le plus souvent des charges exceptionnelles, sauf lorsqu'elles deviennent systématiques. Elles sont alors comptabilisées en charges courantes ou financières selon leur nature.
Ces définitions montrent que les charges ne sont pas exceptionnelles par nature et que l'appréciation peut aussi se faire en fonction de la situation particulière de l'entreprise.
Choisir son compte de charges en tenant compte de l'activité de l'entreprise
L'activité de l'entreprise a également son importance lorsqu'il s'agit d'imputer une dépense dans un compte précis. La distinction entre les entreprises de négoce ou commerciales et les entreprises industrielles se traduit très nettement dans les comptes.
Choisir son compte de charges en tenant compte de l'activité de l'entreprise
Distinguer les matières premières des marchandises selon l'activité de l'entreprise
C'est toute la distinction entre les comptes 601 000 et 607 000 mais également entre les comptes de produits correspondants (701 000 et 707 000, ventes de produits finis et ventes de marchandises).
Ainsi, une entreprise de négoce peut vendre des marchandises (elle achète pour revendre) alors que pour son client, il s'agira de matières premières (utilisées dans la fabrication de son produit).
Selon que l'entreprise achète pour revendre sans aucune transformation ou qu'elle transforme les biens achetés et revend un produit fini, la comptabilisation ne sera pas la même. Mais une même entreprise peut tout à fait cumuler les deux activités. Elle utilisera alors plusieurs comptes.
Il existe ainsi un parallélisme entre les comptes de produits et de charges même si le « miroir » n'est pas systématique :
Le même bien acheté par deux entreprises différentes s'imputera donc différemment. Cette distinction permet même d'aller plus loin puisque dans une même entreprise, un bien pourra être une marchandise ou une matière première selon l'utilisation qui en est faite.
Enfin, une entreprise peut changer la qualification d'un achat en cours de route. Des biens comptabilisés parmi les matières premières pourront devenir des marchandises si elles sont revendues en l'état.
Exemple
Une entreprise peut acheter des pares-brises destinés à être montés sur ses véhicules (produit finis) et les revendre en l'état, sans montage (marchandises).
Distinguer les achats (60) et les charges externes (61/62)
Ces charges externes sont aussi parfois appelées frais généraux et regroupent un ensemble de charges très hétérogène.
A titre d'exemple et dans le désordre par rapport au plan comptable général, on peut citer :
A l'inverse des achats, dont le numéro de compte commence par 60, ces frais n'entrent pas directement dans le processus de production.
La sous-traitance peut faire partie du cycle d'exploitation ou non
Là encore, une distinction pourra être faite en tenant compte de l'activité de l'entreprise. Les frais qui entrent directement dans le processus de production tels que le travail à façon ou les services qui seront directement refacturés au client par un prestataire, seront comptabilisés dans les comptes 604 (achats d'études et de prestations de service) ou 605 (achat de matériels, équipements, travaux).
Dans les autres cas, on utilisera le plus souvent le compte 611, sous-traitance générale.
Exemple
Un consultant fait appel à un autre consultant pour l'un de ses clients auquel il refacture la prestation. La prestation du second consultant n'est pas une charge externe à comptabiliser en honoraires. C'est un élément de son cycle d'exploitation, que l'on pourra comptabiliser en compte 604000.
Choisir son compte de charges en tenant compte de l'organisation de l'entreprise : les stocks
Cette dernière distinction permet de tenir compte des achats stockés et non stockés de l'entreprise. Les comptes 602 et 606 peuvent être subdivisés de la même manière.
Ainsi, selon que l'entreprise tient ou non une fiche de stocks pour ses achats, la racine des comptes peut changer. Le plan comptable général distingue dans ce cas, les comptes dont le numéro commence par 602 (achats stockés), de ceux dont le numéro commence par 606 (achats non stockés).
Distinguer les achats stockés des achats non stockés et créer les subdivisions nécessaires
Une subdivision du compte 606 permettra souvent d'enregistrer en charges, les éléments non significatifs (définition du PCG) ou les biens de faible valeur issus de la tolérance fiscale (inférieurs à 500€ hors taxes), qui entreraient dans la définition d'une immobilisation (voir ici pour la distinction entre immobilisations et charges) si leur coût était plus élevé.
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